В программе Business studio можно создать модель бизнес процессов в нотации IDF0, декомпозировать бизнес-процессы на более низкий уровень и описать в нотации IDF0, EEPC, BPMN.
IDEF0 — нотация графического моделирования, используемая для создания функциональной модели, отображающей структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающих эти функции. Стандарт IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling) утвержден в США в 1993 как Федеральный стандарт обработки информации. В России находится в статусе руководящего документа с 2000 года и в настоящее время в качестве стандарта не утвержден. Тем не менее методология IDEF0 является одним из популярных подходов для описания бизнес-процессов. К ее особенностям можно отнести:
- использование контекстной диаграммы;
- поддержка декомпозиции;
- доминирование;
- выделение 4 типов стрелок.
Контекстная диаграмма. Самая верхняя диаграмма, на которой объект моделирования представлен единственным блоком с граничными стрелками. Эта диаграмма называется A-0 (А минус нуль). Стрелки на этой диаграмме отображают связи объекта моделирования с окружающей средой. Диаграмма A-0 устанавливает область моделирования и ее границу. Пример диаграммы A-0 приведен ниже.
Модель бизнес-процессов компании в нотации IDF0 представлена ниже
Диаграмма, описанная в нотации EPC (событийная цепочка процессов), представляет собой упорядоченную комбинацию событий и функций. Для каждой функции могут быть определены начальные и конечные события, участники, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие её. В нотации EPC ветвление стрелок осуществляется с использованием операторов (и, или, исключающие или). Диаграмма декомпозируемой функции EPC может быть описана только в нотациях EPC или BPMN 2.0.
На каждый созданный процесс можно сформировать отчет по описанию процесса и его входам и выходам.
№ | Процесс | Владелец | Исполнители | Входы | Выходы | |||
Тип | Название | Объекты | Название | Объекты | ||||
1. | А1 Создание компании | Вход | Пакет документов | Пакет документов | Договор об аренде помещения | Договор об аренде помещения | ||
Список необходимого оборудования | Список необходимого оборудования | Документы организации | Документы организации | |||||
Управление | Договор об аренде помещения | Договор об аренде помещения | ||||||
Документы для учреждения фирмы | Документы для учреждения фирмы | |||||||
Шаблон устава | Шаблон устава | |||||||
Механизм | Администратор_1 | |||||||
Администратор_2 | ||||||||
Главный инженер | ||||||||
Директор | ||||||||
Снабженец | ||||||||
Юрист | ||||||||
2. | А2 Привлечение клиентов | Вход | Документы организации | Документы организации | База данных клиентов | База данных клиентов | ||
Управление | Шаблон договора | Шаблон договора | Технические документы | Технические документы | ||||
Механизм | Менеджер 2 | Требования | Требования | |||||
3. | А3 Оформление выставки | Вход | Технические документы | Технические документы | Партнерский договор | Партнерский договор | ||
Требования | Требования | Список партнеров | Список партнеров | |||||
Управление | База данных клиентов | База данных клиентов | ||||||
Договор с клиентом | Договор с клиентом | |||||||
Свидетельство о регистрации | Свидетельство о регистрации | |||||||
Шаблон Партнерского договора | Партнерский договор | |||||||
Механизм | ||||||||
Администратор_1 | ||||||||
Дизайнер | ||||||||
Маркетолог 2 | ||||||||
4. | А4 Реализация | Вход | Шаблон договора с контрагентом | Шаблон договора с контрагентом | Договор с контрагентом | Договор с контрагентом | ||
Управление | Список партнеров | Список партнеров | Официальное открытие выставки | |||||
Механизм | Главный инженер | |||||||
5. | А5 Завершение проекта | Вход | Официальное открытие выставки | Закрытые документы | Закрытые документы | |||
Управление | Договор с контрагентом | Договор с контрагентом | Отчет о рекламной компании | Отчет о рекламной компании | ||||
Входы и выходы процесса
№ | Тип | Название | Объекты |
1. | Вход | Пакет документов | Пакет документов |
Список необходимого оборудования | Список необходимого оборудования | ||
2. | Выход | Договор об аренде помещения | Договор об аренде помещения |
Документы организации | Документы организации | ||
3. | Управление | Договор об аренде помещения | Договор об аренде помещения |
Документы для учреждения фирмы | Документы для учреждения фирмы | ||
Шаблон устава | Шаблон устава | ||
4. | Механизм | Администратор_1 | |
Администратор_2 | |||
Главный инженер | |||
Директор | |||
Снабженец | |||
Юрист |
Описание подпроцессов
№ | Процесс | Владелец | Исполнители | Входы | Выходы | |||
Тип | Название | Объекты | Название | Объекты | ||||
1. | А1.1 Регистрация фирмы | Механизм | Директор | Свидетельство о регистрации | Свидетельство о регистрации | |||
2. | А1.2 Закупка инвентаря | Вход | Список необходимого оборудования | Список необходимого оборудования | Закупленное оборудование | Список необходимого оборудования | ||
Управление | Свидетельство о регистрации | Свидетельство о регистрации | Счета фактуры на оборудование | Счета фактуры на оборудование | ||||
Механизм | Администратор_1 | |||||||
3. | А1.3 Поиск помещения | Вход | Закупленное оборудование | Список необходимого оборудования | Договор об аренде помещения | Договор об аренде помещения | ||
Управление | Договор об аренде помещения | Договор об аренде помещения | ||||||
Счета фактуры на оборудование | Счета фактуры на оборудование | |||||||
Механизм | Администратор_2 |
Пример моделей EPC в рамках организации
При моделировании процессов можно использовать операторы условия:»исключающие или», «или», «не».
Организационная структура, выполненная в нотации Business studio
После выполнения моделирования бизнес-процессов можно произвести имитацию бизнес-процесса «as is» с помощью функционально-стоимостного анализа и имитационного моделирования средствами bussiness studio 4.1.
Этапы выполнения имитации:
- задание временных параметров конечных (недекомпозированных) процессов
- задание параметров ресурсов, необходимых для выполнения этих процессов
Ресурсы подразделяются на временные и материальные. Стоимость временного ресурса переносится на стоимость процесса пропорционально тому времени, которое ресурс затрачивает на выполнение процесса, стоимость материального ресурса – пропорционально количеству повторений процесса. - назначение ресурсов на процессы
- проведение имитации выполнения процессов
Отчет по результатам имитации «as is»
Временные ресурсы
№ | Название | Смена | Ставка в час | Среднее время использования | Средняя стоимость использования, руб. | |
1. | Маркетолог 1 | Смена 1 | 200 | руб. | ||
2. | Маркетолог 2 | |||||
Сумма | 11333,33 |
Материальные ресурсы
№ | Название | Стоимость | Среднее потребляемое количество |
Средняя стоимость потребления, руб. |
||
1. | Word | 0 | 1 | |||
2. | Акт-передачи | 0 | 1 | |||
3. | Заключенный договор на размещение | 0 | 1 | |||
4. | Компьютер | 0 | 1 | |||
5. | Список необходимого оборудования | 0 | 1 | |||
6. | Список необходимых мероприятий | 0 | 1 | |||
7. | Шаблон договора на размещение | 0 | 1 | |||
Сумма | 0 |
Произведенные продукты
№ | Название | Среднее производимое количество | |
1. | Акт-передачи | 1 | |
2. | Доставка осуществлена | 1 | |
3. | Заключенный договор на размещение | 1 | |
4. | Регистрация на товарный знак | 1 | |
5. | Список материалов для украшения | 1 | |
6. | Список необходимого оборудования | 1 | |
7. | Список необходимых мероприятий | 1 | |
8. | Счета | 1 |
Средние значения времени и стоимости подпроцессов
№ | Процесс | Время выполнения | Время ожидания | Время в очереди | Время в ожидании материальных ресурсов | Полное время | Стоимость, руб. |
1. | А6.1 Подготовка рекламной продукции | 1д. 00:00:00 | 2:00:00 | 9д. 06:42:51 | 0:00:00 | 10д. 08:42:51 | 4800 |
2. | А6.2 Заключение договора на размещение | 1д. 00:00:00 | 2:00:00 | 7д. 14:30:00 | 0:00:00 | 8д. 16:30:00 | 4800 |
3. | А6.3 Регистрация товарного занака | 1:00:00 | 3д. 00:00:00 | 17:15:00 | 0:00:00 | 3д. 18:15:00 | 200 |
4. | А6.4 Размещение рекламной продукции | 2:00:00 | 3:00:00 | 4:00:00 | 0:00:00 | 9:00:00 | 400 |
5. | А6.5 Подготовка списка необходимого оборудования | 1:00:00 | 1д. 00:00:00 | 0:15:00 | 0:00:00 | 1д. 01:15:00 | 200 |
6. | А6.6 Осуществление доставки оборудования | 0:10:00 | 4:00:00 | 8:47:30 | 0:00:00 | 12:57:30 | 3000 |
7. | А6.7 Осуществление монтажа оборудования | 1:00:00 | 0:30:00 | 0:12:30 | 0:00:00 | 1:42:30 | 3500 |
8. | А6.8 Подготовительные работы по отделке помещения | 0:40:00 | 0:10:00 | 3:45:00 | 0:00:00 | 4:35:00 | 133,33 |
9. | А6.9 Подготовка необходимого материалы для укращения | 1:00:00 | 0:30:00 | 0:15:00 | 0:00:00 | 1:45:00 | 200 |
10. | А6.10 Провести закупку метериалов | 3:00:00 | 2:00:00 | 4:00:00 | 0:00:00 | 9:00:00 | 600 |
11. | А6.11 Украсить помещение | 1:00:00 | 0:30:00 | 11:00:00 | 0:00:00 | 12:30:00 | 200 |
Средние затраты времени и стоимости экземпляров подпроцессов на выполнение экземпляра процесса
№ | Процесс | Частота в рамках вышележ. | Время выполнения | Время ожидания | Время в очереди | Время в ожидании материальных ресурсов | Полное время | Стоимость, руб. |
1. | А6.1 Подготовка рекламной продукции | 1 | 1д. 00:00:00 | 2:00:00 | 9д. 06:42:51 | 0:00:00 | 10д. 08:42:51 | 4800 |
2. | А6.2 Заключение договора на размещение | 1 | 1д. 00:00:00 | 2:00:00 | 7д. 14:30:00 | 0:00:00 | 8д. 16:30:00 | 4800 |
3. | А6.3 Регистрация товарного занака | 1 | 1:00:00 | 3д. 00:00:00 | 17:15:00 | 0:00:00 | 3д. 18:15:00 | 200 |
4. | А6.4 Размещение рекламной продукции | 1 | 2:00:00 | 3:00:00 | 4:00:00 | 0:00:00 | 9:00:00 | 400 |
5. | А6.5 Подготовка списка необходимого оборудования | 1 | 1:00:00 | 1д. 00:00:00 | 0:15:00 | 0:00:00 | 1д. 01:15:00 | 200 |
6. | А6.6 Осуществление доставки оборудования | 1 | 0:10:00 | 4:00:00 | 8:47:30 | 0:00:00 | 12:57:30 | 3000 |
7. | А6.7 Осуществление монтажа оборудования | 1 | 1:00:00 | 0:30:00 | 0:12:30 | 0:00:00 | 1:42:30 | 3500 |
8. | А6.8 Подготовительные работы по отделке помещения | 1 | 0:40:00 | 0:10:00 | 3:45:00 | 0:00:00 | 4:35:00 | 133,33 |
9. | А6.9 Подготовка необходимого материалы для укращения | 1 | 1:00:00 | 0:30:00 | 0:15:00 | 0:00:00 | 1:45:00 | 200 |
10. | А6.10 Провести закупку метериалов | 1 | 3:00:00 | 2:00:00 | 4:00:00 | 0:00:00 | 9:00:00 | 600 |
11. | А6.11 Украсить помещение | 1 | 1:00:00 | 0:30:00 | 11:00:00 | 0:00:00 | 12:30:00 | 200 |
Сумма |
Экземпляры процесса
Количество запущенных экземпляров | 22 |
Количество завершенных экземпляров | 4 |
Количество незавершенных экземпляров | 18 |
Среднее количество запусков в день | 0,724 |
Среднее количество завершенных экземпляров в день | 0,132 |
Результат: количество экземпляров равно 22, завершенных равно 4, незавершенных равно 18, среднее количество запусков в день равно 0,724, среднее завершенных экземпляров в день равно 0, 132.
Матрица ответственности
№№ | Наименование процесса/процедуры | Менеджер 1 | Менеджер 2 | Владелец БП | Зам. директора |
БП1 | Бизнес-процесс «Реализация» | О | О | В | И |
Пр1.1 | Подготовка рекламной продукции | У | У | И | К |
Пр1.2 | Подготовительные работы по отделке помещения | У | У | И | К |
Пр1.3 | Заключение договора на размещение | У | У | И | К |
Пр1.4 | Регистрация товарного знака | У | У | И | К |
Пр1.5 | Подготовка необходимых материалов для украшения | У | У | И | К |
Пр1.6 | Размещение рекламной продукции | У | У | И | К |
Пр1.7 | Провести закупку материалов | У | У | И | К |
Пр1.8 | Украсить помещение | У | У | И | К |
Пр1.9 | Подготовить список необходимого оборудования | У | У | И | К |
Пр1.10 | Осуществление доставки оборудования | У | У | И | К |
Пр1.11 | Осуществление монтажа оборудования | У | У | И | К |
Сводная ведомость отчетной информации
Наименование отчета | Менеджер 1 | Менеджер 2 | Владелец БП |
Акт передачи | ежемесячно | ||
Отчет о доставке | ежемесячно | еженедельно |
Взаимодействие с другими процессами
Реализация | ||
Получает информацию | Передает информацию | |
Бизнес – процесс
«Оформление выставки» |
Заключенный партнерский договор | Заключенный договор на размещение
Регистрация товарного знака Акт передачи Отчет о доставке |
Бизнес-процесс
«Завершение проекта» |
Акт передачи и тд | Подписанные акты |
В процессе to be «Привлечение клиентов» клиентов стало равно 12, что на 4 больше чем в «as is». Количество привлеченных клиентов увеличилось на 4 (по сравнению с показателем до оптимизации бизнес-процесса). Количество сделанных сайтов увеличилось на 4, количество заработанных денег увеличилось на 160 тысяч рублей. В среднем привлеченный клиент оплачивает услуги на 40 тысяч рублей, до оптимизации у нас было 8 клиентов, которые оплатили услуги на 320 тысяч рублей, сейчас этот показатель ровняется 480 тысяч рублей.